Când lucrăm cu computerul, recurgem de obicei la aplicații pentru a ne crea documentele, a edita texte etc. Cea mai cunoscută suită de birouri la nivel mondial este Microsoft Office. În cadrul acestei platforme găsim diferite aplicații. Printre aceste programe, unul dintre cele mai cunoscute este Excel. Dar, în ciuda faptului că este bine cunoscut, numărul de funcții pe care ni le oferă nu sunt pe deplin cunoscute de majoritatea dintre noi.
Excel 2016 ne oferă funcționalități multiple și variate care vor face din munca noastră de zi cu zi o experiență plăcută și cel mai bun lucru este dinamismul cu care putem lucra cu cantitatea de date furnizate, indiferent de tipul lor. Excel 2016 este o aplicație puternică dezvoltată de Microsoft prin care avem sute de opțiuni pentru a lucra cu date de tot felul, tabele, tabele pivot, funcții și formule.
Astăzi Solvetic aduce o serie de trucuri și funcții care ne vor permite să fim mai productivi și să avem instrumente mai bune la îndemână pentru a profita la maximum de această aplicație excelentă.
Selectați toate celulele de pe o foaieAceasta este o sarcină de bază pe care o executăm în Excel 2016 pentru a muta informațiile pe o altă foaie, pentru a copia datele într-o altă destinație etc.
- Cea mai obișnuită modalitate de a realiza acest proces este utilizarea combinației de taste:
Ctrl + E
- Al doilea este să faceți clic pe pictograma situată în colțul din stânga sus între rânduri și coloane.
Comutați între mai multe fișiere Excel 2016Este obișnuit să deschidem simultan diferite fișiere Excel 2016 pentru a colecta informații, a introduce date noi, a face comparații etc. Dacă ne folosim mouse-ul putem vedea că procesul este lent, deoarece uneori nu facem clic pe foaia corectă sau putem selecta fișiere care nu sunt.
Pentru a rezolva acest lucru, cea mai bună opțiune este să utilizați combinația de taste:
Ctrl + Tab
În acest fel, vom accesa direct fiecare fișier în conformitate cu ordinea de deschidere, evitând astfel erorile în selectarea acestuia.
Deschideți mai multe fișiere Linux în același timpÎn general, atunci când lucrăm constant cu Excel 2016, trebuie să deschidem diferite fișiere pentru a efectua corect sarcina.
Este un proces îndelungat care trebuie să parcurgeți fișier cu fișier efectuând procesul de deschidere și, prin urmare, cel mai practic mod este:
- Apăsați tasta Ctrl
- Faceți clic pe fiecare fișier pentru a deschide și, în cele din urmă, apăsați tasta Enter.
Introduceți mai multe rânduri sau coloane în același timpPentru probleme organizaționale, uneori trebuie să adăugăm rânduri sau coloane noi pentru a gestiona mai bine datele existente sau pentru a adăuga noi antete etc.
Pentru aceasta facem în mod obișnuit acest lucru:
- Selectăm rândul sau coloana.
- Apăsăm Ctrl și simbolul + pentru a adăuga acel element.
Aceasta va însuma numărul de rânduri sau coloane selectate:
Personalizați bara de instrumente cu acces rapid Excel 2016Excel 2016 ne oferă o bară de instrumente de acces rapid pe care o găsim în partea de sus a aplicației și prin aceasta putem efectua trei acțiuni implicite: Salvare, Anulare sau Refacere a unei acțiuni.
Acestea nu sunt singurele trei acțiuni pe care le putem efectua din bara de instrumente, deoarece, dacă afișăm opțiunile de personalizare, putem adăuga acțiuni noi, cum ar fi Deschidere, Nou, Imprimare etc.:
Putem face clic pe opțiune Mai multe comenzi pentru a găsi mai multe opțiuni sau este posibil să setați bara de instrumente de acces rapid în partea de jos a panglicii și nu în partea de sus, așa cum este în mod implicit.
Utilizați formule Excel 2016Fără îndoială, una dintre cele mai remarcabile caracteristici ale Excel 2016 este gama sa largă de formule din diferite categorii prin care vom avea ocazia să gestionăm mai bine datele stocate acolo. Deși există sute de formule disponibile în Excel 2016, acesta ne oferă posibilitatea de a le accesa cu ușurință și de a cunoaște sintaxa fiecăruia, astfel încât să fie executată în cel mai bun mod posibil.
Pentru a accesa această opțiune mergem la fila Formule și în grupul de Bibliotecă de funcții putem vedea diferitele categorii disponibile, acolo afișăm fiecare categorie pentru a vedea funcțiile disponibile ale fiecăreia:
Putem face clic pe opțiunea Inserare funcție pentru a accesa direct asistentul de funcții Excel 2016.
Introduceți valori cu zerouri în Excel 2016De mai multe ori ne-am găsit în dificultăți atunci când adăugăm un număr care începe cu zero (0) într-o celulă Excel, deoarece implicit Excel va șterge zerourile și va lăsa numărul întreg.
De exemplu, dacă introducem, 002,00002 sau 000000002, la apăsarea Enter, valoarea 2 va rămâne întotdeauna în celulă. Pentru a corecta acest lucru și a permite să rămână valoarea dorită, cu zerourile, vom prepara un ghilimel la date , de exemplu, ´002, ´00002 etc. Astfel vom permite înregistrarea valorii cu zerouri.
Redenumiți un registru de lucru Excel 2016Știm că în mod implicit Excel 2016 și toate edițiile Excel, denumesc foi de lucru într-o foaie activă ca Sheet1, Sheet2 etc.
Una dintre modalitățile obișnuite de a schimba numele foii este făcând clic dreapta pe foaie și selectând acolo opțiunea Redenumire, dar este mult mai rapidă dacă facem dublu clic pe foaie și introducem numele dorit.
Convertiți rândurile în coloane în Excel 2016Este o sarcină, care, deși pare complicată, Excel 2016 oferă instrumentele pentru ao face simplă și funcțională. Uneori trebuie să schimbăm datele înregistrate din rânduri în coloane sau invers și procesul este simplu.
Mai întâi copiem datele de modificat și apoi din fila Acasă afișăm opțiunile Lipire și acolo selectăm fila Transpunere. Aceasta va schimba ordinea datelor.
Modificați conținutul textuluiPutem modifica conținutul textului unei celule după cum este necesar, pentru că Excel 2016 ne oferă următoarele opțiuni:
MAYUSCConvertește șirul de text în majuscule
MINUSCConvertește șirul de text în minuscule
NUMEConvertește prima literă a șirului în majuscule
Eliminați duplicatele în Excel 2016Întâlnim frecvent situații în care este necesar să eliminați datele duplicate într-o foaie Excel pentru a avea un control mult mai precis și centralizat.
Pentru a efectua acest proces, pur și simplu selectați coloana sau rândul în care duplicatele vor fi eliminate, accesați fila Date și selectați opțiunea Eliminare duplicate situată în grupul Data Tools.
Acest proces va elimina automat duplicatele dintr-un interval selectat.
Îmbinați celulele în Excel 2016 folosind & semnAceastă opțiune este utilă atunci când datele furnizate sunt separate și este necesar, din motive administrative sau de control, să fie unite, acest lucru fiind frecvent în nume și nume de familie.
Cea mai simplă metodă este utilizarea sintaxei A1 și B1, aceasta va alătura automat conținutul acestor celule.
Dacă dorim ca datele să rămână cu spațiul respectiv pentru un control mai bun, vom folosi sintaxa A1 & "" & B1
Adăugați o linie diagonală într-o celulăÎn unele cazuri, este posibil să dorim să adăugăm o linie diagonală la o celulă în scopuri de proiectare sau de gestionare a datelor.
Pentru a adăuga acest tip de linie vom face clic dreapta pe celulă și în lista afișată selectăm Formatare celule și în fereastra afișată mergem la fila Borders și acolo facem clic pe ultima pictogramă din partea de jos pentru a adăuga linia diagonală. Faceți clic pe OK pentru a aplica modificările.
Ștergeți celulele goaleAtunci când gestionați volume mari de date, se întâmplă adesea ca multe celule să fie goale sau goale, iar acest lucru poate provoca conflicte în analize sau în formule care trebuie executate.
Pentru a elimina celulele goale din Excel 2016 vom aplica un filtru datelor din meniul Date / Filtru și apoi vom afișa lista coloanei în care dorim să eliminăm celulele și în opțiunile afișate activăm doar caseta Golire :
În acest fel, vor fi afișate numai celulele goale și putem trece la eliminarea lor.
Generați înregistrări uniceÎn întreaga gamă de posibilități de control și gestionare oferite de Excel 2016 avem una specială care implică generarea de rezultate unice dintr-un interval selectat. Acest lucru este practic pentru a cunoaște datele fără a fi nevoie să repetați datele.
Pentru aceasta, selectăm coloana (coloanele) de analizat, accesați meniul Date și, în grupul Sortare și filtrare, faceți clic pe opțiunea Advanced. În fereastra afișată vom indica locația pentru a copia datele și vom activa caseta Numai înregistrări unice situată în partea de jos.
MARI
Creați restricții de introducere a datelorPutem folosi funcția de validare a datelor pentru a permite introducerea numai a valorilor pe care le-am setat în celula selectată.
Putem defini valori de timp, text, date și multe altele. Pentru aceasta, selectăm celula în care ar trebui introduse datele, mergem în meniul Date și în grupul Data Tools faceți clic pe Validare date. În fereastra afișată vom defini următorii parametri:
- Tipul de date de introdus
- Condiție
- Mesaje de intrare și de ieșire
În acest fel, dacă valoarea introdusă nu îndeplinește condițiile, va fi afișat mesajul pe care l-am indicat:
Ascundeți datele dintr-o celulăUnul dintre modurile practice pe care Excel 2016 ni le oferă pentru a ascunde datele într-o celulă este prin selectarea celulei care urmează să fie ascunsă, făcând clic dreapta pe ea, selectând opțiunea Formatare celule, accesând fila Număr / Personalizat și tastați acolo semnele;;;
Acest lucru va face ca valoarea celulei să fie ascunsă:
MARI
După cum am văzut, Excel 2016 oferă nenumărate opțiuni care vă vor fi de mare ajutor în viața de zi cu zi cu acest instrument. Vă recomandăm să continuați să vizitați categoria de tutoriale pe Microsoft Office, există sute de tutoriale pentru Excel, Word, PowerPoint …
