Platformele actuale de mesagerie ne oferă multiple soluții pentru a efectua o administrare corectă nu numai a e-mailurilor, ci și a altor elemente, cum ar fi contactele, întâlnirile, calendarul și multe altele.
Tocmai în ceea ce privește întâlnirile și calendarele, este important să avem o soluție care să ne permită să notificăm tuturor contactelor despre un anumit eveniment, cum ar fi absența noastră, un mesaj important sau un memento.
Pentru aceasta, răspunsul automat a fost dezvoltat pe aceste platforme, astfel încât atunci când un utilizator ne trimite un e-mail să primească o notificare care să indice că nu suntem disponibili într-o anumită perioadă de timp și astăzi vom învăța cum să creăm acest tip de răspuns atât în Outlook ca și în aplicația Mail încorporată în Windows 10.
1. Creați un răspuns automat în aplicația Windows 10 Mail
Pasul 1
Pentru a efectua acest proces în Mail, faceți clic pe pictograma roată din partea de jos a aplicației și selectați linia „Răspunsuri automate” din partea dreaptă:
Pasul 2
La selectarea acestei linii, va fi afișată următoarea fereastră în care vom configura următoarele.
- Putem selecta caseta „Trimiteți răspuns numai contactelor mele” pentru a împiedica trimiterea acestuia la sutele de e-mailuri cu răspuns automat pe care le primim frecvent.
- Activați comutatorul „Trimiteți răspunsuri automate”
- Introduceți mesajul de afișat în câmpul „În cadrul organizației mele”
Pasul 2
Vedem următoarele, avem două opțiuni:
- În cadrul organizației mele: Această secțiune trimite răspunsul automat numai utilizatorilor din domeniu.
- În afara organizației mele: această opțiune ne permite să trimitem răspunsul tuturor utilizatorilor.
2. Creați un răspuns automat în Outlook 2016
Această opțiune se aplică versiunii Outlook de pe web, dar nu și în aplicația integrată cu suita Office 2016 sau mai recentă.
Pasul 1
Pentru aceasta ne putem conecta la următorul link:
Pasul 2
Odată ce ne-am conectat, faceți clic pe pictograma roată situată lângă contul nostru și în opțiunile afișate selectăm „Răspunsuri automate”:
Pasul 3
Prin selectarea acestei opțiuni putem configura următoarele:
- Activați caseta „Trimiteți răspunsuri automate”.
- Activați caseta „Trimiteți răspunsuri numai în acest timp” și definiți data și intervalul de timp în care răspunsurile vor fi trimise utilizatorilor.
- Introduceți mesajul
Pasul 4
Putem observa că, în plus, putem îndeplini sarcini precum blocarea calendarului, astfel încât acesta să nu fie programat în acest interval de timp, respingerea invitațiilor, trimiterea unui răspuns numai anumitor contacte sau tuturor în general.
Odată ce aceste puncte au fost definite, faceți clic pe OK pentru a salva modificările.
Acum, când primim un nou e-mail, expeditorul va primi răspunsul automat așa cum este configurat:
Am văzut cum este posibil să stabilim acest tip de răspuns pentru a oferi informații utilizatorilor în momentele absenței noastre.
