Platformele de mesagerie prin e-mail câștigă forță în fiecare zi datorită caracteristicilor și funcționalităților lor care permit gestionarea e-mailurilor, calendarelor și contactelor în fiecare zi să fie mult mai centralizată. Este normal să primim o cantitate considerabilă de e-mailuri în căsuța de e-mail sau în alte locații și, dacă nu efectuăm un proces de curățare frecvent, este posibil să ne confruntăm cu o saturație de e-mailuri care poate avea un impact negativ în comportamentul e-mailuri.
Unele platforme de e-mail actuale pot șterge automat cele mai vechi mesaje de e-mail găzduite în e-mail, ținând cont de anumite valori, cum ar fi expeditorii sau timpul pentru a le vedea primite.
Gmail este una dintre cele mai utilizate platforme de e-mail, care este oferită de Google, mai rău în cadrul funcțiilor sale, deși avem filtre încorporate, aceste filtre funcționează numai pentru e-mailurile primite noi, dar nu pot fi aplicate e-mailurilor vechi, prin urmare trebuie să găsim o modalitate de a crea o regulă sau filtre pentru a șterge e-mailurile care au fost în Gmail mai mult decât este necesar, deoarece fără îndoială aceste e-mailuri nu vor fi utile.
Pentru a optimiza aceste sarcini de curățare Gmail, avem o extensie gratuită numită Email Studio, care a fost dezvoltată pentru a optimiza și a putea executa mai multe sarcini în Gmail, dincolo de cele predefinite, permițând astfel controlul mult mai bun asupra fiecărui e-mail primit și existent. .
InstrumenteCu Email Studio vom avea la dispoziție instrumente utile pentru:
- Trimiteți e-mailuri la date ulterioare
- Abilitatea de a trimite răspunsuri automate inteligente
- Efectuați redirecționarea e-mailurilor către alt destinatar
- Clonați schițe din Gmail
- Ștergeți automat e-mailurile pe baza anumitor criterii și multe altele.
Pasul 1
Pentru a instala această extensie, putem accesa următorul link:
Accesând acest link vom vedea următoarele:
MARI
Pasul 2
Acolo facem clic pe butonul Instalare și va fi afișat următorul mesaj:
Pasul 3
Acolo facem clic pe linia Continuare pentru a finaliza procesul de instalare a acestui supliment în Gmail.
Pasul 4
Cu această extensie instalată putem continua să configurăm ștergerea automată a e-mailurilor din Gmail.
Configurarea ștergerii automate a e-mailurilor din Gmail.
FiltreCând utilizați pluginul Email Studio, în special opțiunea de curățare a e-mail-ului (Email Clean Up), va fi posibil să aplicați anumite filtre, cum ar fi:
- Ștergeți toate e-mailurile care au fost primite în urmă cu mai mult de o lună și care, la rândul lor, provin de la anumiți expeditori sau se află într-un folder specific, cum ar fi căsuța de e-mail
- Arhivați și marcați ca citite toate e-mailurile din dosarul de mesaje primite care au o vechime de peste 3 luni
- Ștergeți definitiv toate e-mailurile din dosarul Gmail de gunoi și spam după 2 zile, amintiți-vă că, în mod implicit, Gmail șterge spamul și junk-urile numai după 30 de zile de când acesta a fost acolo
- Setați eticheta „follow-up” la toate e-mailurile prezentate după o săptămână sau o lună de la primire.
Acest instrument de purjare automată are un abonat de e-mail cu care va fi posibil să ne eliminați cu ușurință adresa de e-mail din listele de spam și alte e-mailuri de masă, ceva foarte obișnuit astăzi.
Pasul 5
Pentru a activa această opțiune în Gmail, va fi necesar să deschideți un e-mail situat în căsuța de e-mail pentru a activa opțiunea Email Studio din partea dreaptă:
MARI
Pasul 6
Acolo facem clic pe opțiunea de curățare prin e-mail și vor fi afișate următoarele:
Pasul 7
Facem clic pe linia Adăugare regulă nouă pentru a crea regula de eliminare și când selectăm această opțiune vom vedea următoarele:
Pasul 8
După cum putem vedea, Email Clean Up face uz de o serie de condiții și acțiuni pentru a aplica eliminarea e-mailurilor.
La nivel de condiții găsim factori precum:
Alegeți EtichetăAceastă opțiune ne permite să selectăm locația din care urmează să fie eliminate e-mailurile, acolo găsim opțiuni precum căsuța de e-mail, spam, coșul de gunoi etc.
PrimitÎn această secțiune putem defini intervalul de timp pe care trebuie să îl îndeplinească e-mailurile pentru a fi eliminate, acolo avem de la o zi la 6 ani
Pasul 9
În câmpurile De la vom defini, dacă este necesar, expeditorul e-mailului, iar în câmpul Subiect vom defini subiectul e-mailului dacă dorim să ștergem e-mailuri specifice.
NotăÎn cadrul acestor opțiuni este posibil să utilizați operatori avansați de căutare Gmail, cum ar fi newer_than sau conține: atașament sau mai mare_than, astfel încât acești parametri să se potrivească exact cu mesajele Gmail care trebuie arhivate, șterse sau mutate într-un alt folder.
În secțiunea de acțiuni, situată în partea de jos, putem activa următoarele casete:
Arhivează-lArhivăm e-mailurile definite
marcheaza ca cititMarcăm e-mailurile selectate ca citite
IncepeDeschidem e-mailurile selectate
Dezabonați-vă de la listăNe permite să lăsăm o listă de discuții în care suntem înregistrați
Aruncă la gunoiMutați e-mailurile în coșul de gunoi
Sterge PermanentȘtergeți definitiv e-mailurile
Pasul 10
În plus, va fi posibil să aplicați o etichetă în opțiunea Alegeți eticheta aflată în partea de jos.
Pasul 11
Dacă dorim să ștergem e-mailurile, putem selecta opțiunea Mutare în coșul de gunoi și apoi golim coșul de gunoi sau selectăm opțiunea Șterge definitiv. Odată ce acest lucru este definit, facem clic pe butonul Salvare situat în partea de jos și această sarcină va fi executată automat la fiecare oră, luând criteriile unui job cron și va fi însărcinată cu efectuarea acțiunii specificate în e-mailurile care se potrivesc cu condiție pe care am definit-o.
La salvarea acțiunii o putem vedea în panoul lateral și acolo va fi posibil să o editați, să o executați sau să o ștergeți:
Pasul 12
La executarea acestei acțiuni, vom vedea un rezumat al e-mailurilor care au fost șterse, altfel vom vedea că nu au existat potriviri cu criteriile definite:
Pasul 13
În caz contrar, vom vedea numărul de e-mailuri care au fost procesate:
Este atât de simplu, Email Studio este o alternativă utilă și practică pentru a elimina sute sau mii de e-mailuri din contul nostru Gmail care ocupă spațiu inutil și astfel gestionează e-mailurile noastre mult mai bine.
