Microsoft a dezvoltat suita Office cu diverse aplicații axate pe activitatea zilnică a fiecărui utilizator și, prin urmare, fiecare are un design special, astfel, pentru utilizatorii care gestionează cantități mari de date, Excel este soluția ideală, pentru cei care trebuie să efectueze prezentări PowerPoint este aliatul tău la fel ca Word pentru toate subiectele despre fișiere.
Una dintre aplicațiile care fac parte din suita Office, dar care nu este instalată în mod implicit, este SharePoint, pe care o putem obține prin diferite planuri de plată.
Ce este SharePointSharePoint a fost conceput cu o abordare corporativă pentru crearea de site-uri web, prin implementarea SharePoint, va fi posibil să-l folosim ca un loc sigur și central în care putem stoca, organiza sau partaja informații folosind diferite dispozitive pentru a accesa informațiile printr-un browser web precum Microsoft Edge, Chrome sau Firefox.
Sarcini în SharePointUnele dintre sarcinile pe care le putem îndeplini în SharePoint sunt:
- Încărcați fișiere în biblioteca de documente SharePoint pentru a le accesa de oriunde sau de pe orice dispozitiv.
- Lucrați cu alți utilizatori pe același document și simultan în timp real.
- Deschideți un document într-o bibliotecă de documente.
- Partajați documente cu mai mulți utilizatori.
- Creați un site de echipă.
- Distribuiți diferite site-uri.
- Adăugarea unei liste sau biblioteci pe site-ul echipei dvs. și multe alte acțiuni.
- Una dintre sarcinile cele mai frecvent efectuate în SharePoint este crearea de fluxuri de lucru.
Aici vă explicăm pașii pentru a crea fluxuri de lucru în cadrul SharePoint2021-2022 online. Vă lăsăm, de asemenea, acest tutorial video ca o completare pentru a putea crea o echipă sau o pagină de comunicare în SharePoint Online.
1. Ce este un flux de lucru în SharePoint Online
Fluxurile de lucru SharePoint au fost create pentru a oferi utilizatorilor posibilitatea de a colabora la documente și de acolo să gestioneze sarcinile proiectului, ceea ce facilitează implementarea unor procese specifice în documente, fișiere sau elemente ale unui site SharePoint. În acest fel, fluxul de lucru acționează ca un set de sarcini automatizate atât ale documentelor, cât și ale articolelor, utilizând o succesiune de acțiuni sau sarcini care sunt legate de un proces de afaceri.
La rândul său, acest lucru este asociat cu o logică de afaceri care formează un set de instrucțiuni în care sunt date indicații și toate acțiunile care pot afecta documentul sau elementul integrat în fluxul de lucru sunt controlate. Un flux de lucru ne oferă soluții precum:
- Reducerea costurilor.
- Îmbunătățiri în timp pentru a coordona procesele de afaceri.
- Vizualizați, editați sau reatribuiți o activitate de flux de lucru la unul sau mai mulți utilizatori.
Utilizări pentru SharePointUn site SharePoint este alcătuit din diverse fluxuri de lucru care au fost concepute pentru a acționa în mai multe scenarii comerciale comune:
- Colectați feedback: cu acest flux, redirecționați un document sau un articol către un grup de persoane pentru a le găsi și a le trimite comentariile.
- Aprobare: utilizând acest flux, documentul sau elementul este pus la dispoziția unui grup de persoane pentru aprobare.
- Colectează semnături: acest flux direcționează un document Microsoft Office către un grup de persoane pentru a colecta semnăturile lor digitale.
- Trei stări: este un flux de lucru special, deoarece poate fi implementat pentru procesele de administrare în care este necesar să urmărească unul sau mai multe volume de probleme sau elemente, de exemplu, incidente de asistență tehnică, campanii de vânzare etc.
- Aprobarea publicației: este un flux identic cu cel al aprobării, deoarece automatizează trimiterea de conținut către utilizatori experți pentru revizuire și aprobare.
Opțiuni SharePointDisponibilitatea unui flux este asociată cu locația site-ului și, în funcție de locul în care este adăugat, unele opțiuni sunt:
- Dacă un flux este adăugat la un tip de conținut al listei, acest flux va fi activat numai pentru articolele de același tip de conținut din lista sau biblioteca asociată.
- Dacă un flux este adăugat direct la o listă sau bibliotecă, acesta va fi disponibil numai pentru articolele din acea listă sau bibliotecă în SharePoint
- Dacă adăugăm un flux unui tip de conținut al site-ului, acesta va fi disponibil numai pentru toate elementele acelui tip de conținut din listele și bibliotecile în care a fost adăugată o instanță cu acel conținut.
- În cazul în care dorim ca un flux de lucru să fie disponibil în toate listele sau bibliotecile unui site, trebuie să creăm un flux de site.
Cum se creează un flux de lucru în SharePointAcum vom vedea cum să creăm un flux de lucru în SharePoint.
Când creați un flux de lucru în SharePoint, Microsoft Flow este integrat pentru a configura fluxurile de lucru pentru liste și biblioteci atât pe platforma SharePoint Online, cât și pe OneDrive for Business.
Microsoft Flow a fost dezvoltat pentru a automatiza sarcini între SharePoint și alte Office 365, precum și servicii terțe pentru a primi notificări, sincroniza fișiere, colecta date și mai multe sarcini. Planul SharePoint poate fi achiziționat de la următorul link. Acolo selectăm opțiunea care se potrivește cel mai bine nevoilor noastre.
2. Creați flux de lucru în SharePoint Online
Pasul 1
Pentru a începe acest proces, vom accesa următorul link și vom introduce acreditările care au fost create la achiziționarea planului SharePoint Online:
Pasul 2
Vom vedea următoarele:
Pasul 3
Acolo selectăm „SharePoint” și vom fi redirecționați către următoarea fereastră:
Pasul 4
Acolo va fi necesar să creați un site pentru a putea aplica fluxul de lucru, pentru aceasta facem clic pe butonul „Creați un site” și vom vedea următoarele:
MARI
Pasul 5
Acolo definim tipul de site de creat, în acest caz selectăm „Grupează site” și în fereastra următoare definim numele și setările de confidențialitate ale acestuia:
MARI
Pasul 6
Faceți clic pe Următorul și va fi posibil să adăugați mai mulți proprietari, faceți clic pe Finalizare pentru a crea site-ul:
MARI
Pasul 7
Apoi, vom crea o nouă listă, pentru aceasta facem clic pe butonul Nou și selectăm Listă:
Pasul 8
În fereastra următoare atribuim un nume și o descriere a listei:
Pasul 9
Faceți clic pe Creați pentru a finaliza crearea listei noastre și vom fi redirecționați către această fereastră unde vom vedea opțiunile listei create:
MARI
Pasul 10
Acolo, în partea de sus a listei sau bibliotecii pe care am creat-o, trebuie să facem clic pe opțiunea „Flux” și apoi să facem clic pe opțiunea „Creați un flux”:
Pasul 11
Făcând clic acolo, următoarea bară laterală va fi afișată cu diferite șabloane de utilizat în fluxul care urmează să fie creat. Putem face clic pe linia „Vezi fluxurile” pentru a accesa mai multe opțiuni.
MARI
NotăPutem selecta șabloanele de flux de acțiuni personalizate situate în partea de jos a listei pentru a crea un flux de la zero și în conformitate cu cerințele noastre.
Pasul 12
În acest caz, selectăm șablonul „Trimiteți un e-mail” și vom fi redirecționați către următoarea fereastră unde vom vedea expertul Microsoft Flow:
Pasul 13
Acolo facem clic pe butonul „Introducere” pentru a accepta termenii licenței și pentru a accesa Microsoft Flow.
NotăServiciile Office 365 precum SharePoint și Outlook se ocupă automat de crearea conexiunilor.
Pasul 14
Vom vedea următoarele:
MARI
Pasul 15
Pe baza fluxului selectat, vor fi afișate opțiunile, faceți clic pe butonul „Creați flux” pentru a începe procesul de configurare. O altă alternativă pe care o avem este să mergem la secțiunea „Șabloane” și de acolo să accesăm toate opțiunile disponibile:
MARI
Pasul 16
Acolo putem face clic pe șablonul dorit pentru flux în SharePoint Online:
MARI
Pasul 17
Odată creat fluxul de lucru, putem accesa secțiunea „Fluxurile mele” pentru a vedea detaliile acestuia:
MARI
Pasul 18
În unele șabloane, va fi necesar să le aplicăm un anumit tip de acțiune, de exemplu, am selectat șablonul „Trimite-mi locația mea prin poștă”. Odată ce începem procesul de creare a fluxului, primul pas de făcut este cunoscut sub numele de declanșator, care va determina modul în care fluxul trebuie să fie început:
MARI
Pasul 19
În acest caz, introducem un e-mail în câmpul „Trimite e-mail” și apoi facem clic pe „Pas nou” și putem defini acțiunea care trebuie efectuată. Amintiți-vă că fluxul de lucru va efectua aceste acțiuni automat în conformitate cu criteriile pe care le indicăm.
MARI
Pasul 20
Un punct favorabil al SharePoint este că va fi posibil să verificăm integritatea fluxului, pentru aceasta facem clic pe opțiunea „Flow checker” și vom putea vizualiza atât erori, cât și avertismente:
Pasul 21
Acum, pentru a verifica dacă fluxul funcționează corect, facem clic pe butonul „Executare” și vor fi afișate următoarele:
Pasul 22
Acolo vedem tipul de șablon selectat, precum și acțiunea de executat, facem clic pe „Continuă” și vom vedea câteva opțiuni suplimentare:
Pasul 23
Faceți clic pe „Executați fluxul” pentru a efectua testele și rezultatul va fi după cum urmează:
Pasul 24
Dacă dorim, putem face clic pe linia „Vedeți activitatea de execuție a fluxului” pentru a accesa istoricul fluxului selectat:
MARI
Pasul 25
Acum, acest șablon este responsabil pentru trimiterea locației noastre la adresa de e-mail, prin urmare, în adresa pe care o indicăm vom vedea următoarele:
MARI
3. Opțiuni de flux de lucru în SharePoint Online
Pasul 1
Când selectăm un flux creat, putem face clic pe pictograma „Mai multe” și acolo putem efectua acțiuni precum:
- Rulați fluxul selectat
- Partajați-l cu alți utilizatori
- Creați o copie
- Exportați-l
- Stocați-l ca șablon
- Analizează-l
- Scoateți-l
Pasul 2
După cum putem vedea, fiecare opțiune este completă și practică. Ceva de reținut este esențial pentru a ține pasul cu notificările, este opțiunea de a utiliza dispozitivul nostru mobil pentru a primi notificări sau a edita unii parametri, pentru aceasta putem descărca aplicația Microsoft Flow în următoarele link-uri. Odată descărcat și instalat, trebuie să configurăm contul asociat cu SharePoint pentru a primi notificări.
Cu fluxul de lucru SharePoint integrat cu Microsoft Flow, avem numeroase opțiuni pentru administrare și control asupra aspectelor relevante ale colaborării de grup și a fiecărui site sau bibliotecă care este creat.
