Cuprins
Comunicarea cu ceilalți prin intermediul ecranului este din ce în ce mai frecventă. Fie că este ecranul computerului, tabletei sau smartphone-ului.Este adevărat că este o modalitate rapidă și ușoară de a face acest lucru, dar uneori, prostul obicei de a scrie într-un mod nu atât de corect sau informal în chat sau alte mijloace, ne poate juca un truc dacă textul pe care dorim să-l scriem are un caracter mai profesional.
Atunci când trebuie să trimitem un e-mail serios, tuturor ne place să fim înțelegeți și mesajul nostru să fie clar.
În plus, modul nostru de scriere spune multe despre noi înșine și de aceea căutăm, mai ales atunci când mesajul nostru are un destinatar profesionist, să fim cât mai corecți și adecvați.
Din acest motiv, vă voi oferi o serie de sfaturi, astfel încât e-mailurile dvs. să nu conțină erori.
Reguli de bază atunci când scrieți un e-mail
Fii corect în salut
Una dintre cele mai importante părți atunci când scrieți un e-mail este modul în care începem conversația. Ar trebui să începem întotdeauna cu un salut, astfel încât prima impresie să fie bună
Trebuie să știm cum să diferențiem destinatarul e-mailului și ce tip de salut să folosim în fiecare caz.
În cazul în care schimbăm mai multe e-mailuri cu același subiect, cu aceeași persoană, nu este necesar să salutăm în mod constant.
Un titlu bun este important
E-mailul este format din mai multe părți: titlu, salut, corp și semnătură.
Acordăm o mare importanță titlului, deoarece este primul lucru pe care îl va vedea destinatarul nostru. Adică, este ca un fel de prezentare. În titlu reflectăm în câteva cuvinte care este conținutul scrisului nostru, prin urmare, acesta trebuie să fie clar și să ofere destinatarului informații suficiente despre importanța mesajului nostru.
A fi concis este o virtute
Când trimitem un e-mail, trebuie să fim cât se poate de specifici. Vrem să oferim informații rapid și ușor și așa le vede destinatarul.
De aceea trebuie să fim clari cu mesajele noastre și să nu trecem peste bord cu lucruri inutile.
Nimănui nu-i place să-și petreacă mult timp citind un e-mail, dacă mesajul poate fi rezumat în câteva cuvinte, este recomandat să fie așa, va economisi timp pentru ambele părți.
Evitați scrierea cu majuscule
Dacă folosim majuscule atunci când scriem pe Internet, reflectăm că mesajul nostru este strigat.
Valorificarea pe Internet înseamnă că, țipând. Nu cred că aceasta este intenția noastră într-un e-mail și mai puțin dacă este ceva profesionist.
Așadar, amintiți-vă, dacă nu doriți să faceți o impresie proastă, nu scrieți nimic cu majuscule în e-mailurile dvs.
Aveți grijă la ortografie
Atunci când scrii, ortografia este un punct foarte important.
Din ce în ce mai mulți suntem obișnuiți să scriem informal cu prietenii noștri, folosind abrevieri etc.
Amintiți-vă că utilizarea bine a semnelor de punctuație și respectarea regulilor de ortografie vor oferi o imagine bună despre dvs. Acest lucru reflectă faptul că ați luat timpul necesar pentru a scrie scrierea și că i-ați acordat importanța pe care o merită, deoarece aspectul său contează pentru dvs.
Folosiți text simplu
Încercați să vă scrieți e-mailul în text simplu, deoarece dacă faceți acest lucru în HTML, este posibil ca unii utilizatori să nu vă poată citi mesajul, deoarece nu toate serviciile de e-mail acceptă acest tip de mesaj.
Asigurați-vă în acest fel că mesajul poate fi văzut corect de toți destinatarii utilizând text simplu.
Feriți-vă de destinatarii copiei oarbe
Când scrieți un e-mail și selectați opțiunea de copiere oarbă, destinatarul va vedea că l-ați trimis cu această opțiune.
În funcție de ce cazuri, este recomandabil să nu utilizați această opțiune, deoarece poate duce la neînțelegeri atunci când reflectăm aceste informații despre noi.
Este esențial să fii atent
Când primim un e-mail, trebuie să fim atenți la tot ceea ce conține.
Poate conține întrebări. Dacă da, trebuie să fim atenți pentru a putea răspunde la tot ce ni se cere, fără a uita să oferim orice informații care ni se cer.
De asemenea, putem oferi eventualele întrebări pe care aceștia ne vor pune și le putem oferi informațiile în avans.
Lasă-ți semnătura
Este important ca la sfârșitul e-mailului dvs. să apară toate datele necesare pe care am dori să le cunoască receptori despre noi.
Aceasta poate include toate informațiile pe care le considerăm pertinente.
În cazul în care o facem de pe iPhone-ul nostru, nu uitați să eliminați semnătura implicită
Verificați mesajul înainte de a-l trimite
Este ultimul punct, dar nu cel mai puțin important, întrucât examinarea mesajului nostru înainte de a-l trimite poate evita multe erori.
Există întotdeauna ceva care nu ne place așa cum a fost scris, un accent pe care am uitat să-l punem, un cuvânt care a rămas sau lipsește …
Așadar, luați un ultim moment pentru a vă examina scrierile și nu regretați odată trimise.
