Unul dintre cei mai utilizați clienți de e-mail este Outlook 2016 datorită caracteristicilor și funcționalităților sale care îl fac unic pentru întregul proces de poștă, întâlniri, calendar etc.
În același mod în care păstrăm o copie de rezervă sau o copie de rezervă a fișierelor noastre, este ideal să facem copii de rezervă pentru cele mai delicate e-mailuri și acest lucru se realizează grație arhivării care, în Outlook 2016, ne permite să creăm această copie de rezervă într-un nou folder numit Arhivă.pst pentru a avea mai târziu acces la el.
Solvetic va analiza diferitele opțiuni disponibile în Outlook 2016 pentru a efectua o arhivare sigură.
1. Arhivați e-mailurile în Outlook 2016 utilizând opțiunea AutoArchive
Pasul 1
Pentru a utiliza această metodă, mergem la fila Arhiva și acolo selectăm linia Opțiuni:
Pasul 2
În fereastra afișată mergem la linie Avansat și faceți clic pe buton Setări AutoArchive situat în secțiune Autoarhivare:
MARI
Pasul 3
Următoarea fereastră va fi afișată acolo unde în mod implicit este opțiunea „Rulați arhivarea automată la fiecare” este inactiv, continuăm să îl activăm și vom vedea opțiunile multiple:
Pasul 4
Acolo putem defini valori precum:
- Perioada de timp în care va fi executată arhivarea.
- Afișați un mesaj înainte de execuție.
- Definiți calea în care va fi găzduit fișierul pst.
- Ștergeți elementele cu un timp definit.
Odată ce aceste opțiuni au fost configurate, faceți clic pe Acceptare și în acest fel fișierul de e-mail a fost creat automat.
Pasul 5
Perioadele definite de opțiunea de arhivare automată în Outlook 2016 sunt:
- Mesaje primite, calendare, schițe, note: 6 luni.
- Cutie de ieșire: 3 luni.
- Articole trimise, articole șterse: 2 luni.
- Contacte: Nu sunt arhivate automat.
2. Arhivați e-mailurile în Outlook 2016 manual în Outlook 2016
Această opțiune este practică atunci când dorim să arhivăm anumite e-mailuri sau foldere Outlook 2016.
Pasul 1
Pentru a utiliza acest proces, mergem la fila Arhiva și afișăm opțiunile pentru Instrumente unde vom selecta opțiunea Curățați obiectele vechi:
Pasul 2
Va fi afișată următoarea fereastră în care trebuie să selectăm folderele de arhivat:
Pasul 3
Acolo putem stabili ce e-mailuri vor fi arhivate înainte de o dată specială, putem defini o nouă rută pentru e-mail și, dacă dorim, putem activa caseta Includeți elemente care au activată caseta de selectare „Nu arhivați automat” a forța arhivarea. Faceți clic pe OK pentru a aplica modificările. Putem vedea fișierul pst creat în calea indicată:
Pasul 4
În momentul în care dorim să deschidem acest fișier pst pentru a vedea conținutul său, trebuie să mergem la fila Arhiva iar în fereastra afișată selectați opțiunea Deschideți și exportați:
MARI
Pasul 5
Acolo selectăm opțiunea Deschideți fișierul de date Outlook iar în fereastra afișată selectați fișierul pst. Facem clic pe Acceptare și în acest fel e-mailurile vor fi salvate.
În acest fel, ne putem arhiva e-mailurile în Outlook 2016 și le avem întotdeauna disponibilitatea.
