Excel 2016 ne oferă o serie de posibilități de a gestiona corect datele care sunt găzduite acolo prin tabele, funcții și formule. Una dintre principalele alternative pe care ni le oferă Excel 2016 este posibilitatea de a partaja documentul cu alții pentru editare, deoarece crește capacitatea de proiectare și gestionare a datelor stocate.
De aceea, de data aceasta Solvetic aduce câteva sfaturi de făcut înainte de a partaja o foaie de calcul în Excel 2016.
1. Actualizați informațiile despre document
Atunci când gestionați o foaie Excel 2016 la care au acces alți utilizatori, este ideal să știți dacă au făcut vreun tip de modificări fără a fi informați.
Când mergem la meniul „Fișier” putem vedea toate detaliile foii selectate, cum ar fi dimensiunea, titlul, etichetele, autorul, data creației, data modificării și multe altele. Având aceste informații, este ușor să stabiliți dacă un utilizator a făcut modificări, deoarece va apărea cine și când le-a făcut.
2. Creați o copie de rezervă înainte de partajare
Acest pas este esențial, deoarece odată ce au fost făcute modificări și acestea au fost salvate, nu pot fi restaurate și orice modificare poate afecta fără îndoială proiectarea, gestionarea sau controlul asupra datelor din foaie.
Este important să păstrați o copie pe computerul dvs. local sau în cloud. În acest buton puteți vedea și cumpăra cele mai bune servicii gratuite de stocare în cloud
3. Verificați dacă există foi ascunse
Pasul 1
Uneori ascundem foi în Excel 2016 pentru a evita editarea datelor sensibile sau pentru sarcini administrative.
Dacă vrem să verificăm dacă foaia curentă are foi ascunse, accesați meniul „Start”, grupul „Celule” și acolo selectăm opțiunea „Format” / „Ascundeți și afișăm” / „Afișați foaia”
Pasul 2
Aceasta va deschide o nouă fereastră în care vom vedea numele foii sau foilor ascunse în Excel 2016. Faceți clic pe „OK” și foaia respectivă va fi din nou vizibilă.
4. Definiți permisiunile de editare a foii
Este important să fie clar despre ce utilizatori au capacitatea de a accesa fișierul și ce permisiuni au în cadrul acestuia, deoarece un anumit utilizator cu permisiunea de editare poate face orice tip de modificare a acestuia.
În Excel 2016 putem stabili două tipuri de permisiuni:
- Poate edita: permite utilizatorului selectat să aibă acces complet la foaie
- Poate vizualiza: Cu această opțiune, utilizatorul va putea vedea numai conținutul foii, dar fără posibilitatea de a o edita.
Pentru a verifica cine are acces la foaie și ce tip de permisiuni au, faceți clic pe butonul „Distribuiți” situat în partea dreaptă și acolo vor fi afișate informațiile cu tipul respectiv de permisiune.
După cum putem vedea, sunt pași simpli, dar ne permit să gestionăm corect foile de editat.
