Cum se face backup în SharePoint Online

Cea mai simplă modalitate prin care putem implementa ca utilizatori sau administratori pentru a păstra integritatea și disponibilitatea informațiilor, în special datele relevante sau critice, este de a rula copii de rezervă frecvent, deoarece o eroare de software sau hardware poate apărea în orice moment care afectează acest tip de informații. Dacă acest lucru este potențial sensibil, acesta poate avea un impact negativ asupra întregii execuții corporative.

SharePoint Online și OneDrive pentru afaceri sunt două dintre cele mai versatile aplicații dezvoltate de Microsoft care găzduiesc date esențiale pentru executarea optimă a sarcinilor, în timp ce OneDrive acționează ca o platformă cloud, SharePoint Online ne oferă o serie de elemente precum șabloane, fluxuri, date , scheme și multe altele, care acționează automat pentru a genera rezultate în funcție de configurația creată. Deci, dacă orice eroare are un impact negativ asupra funcționării acestora, copiile de rezervă sunt vitale pentru a evita afectarea proceselor normale, deoarece vor exista versiuni mai recente ale datelor copiate.

Solvetic va explica modul în care putem crea o copie de rezervă a SharePoint Online și astfel să fim siguri că informațiile vor fi protejate și disponibile.

Ceva de reținut este că atât Office 365, cât și SharePoint integrează o opțiune de backup nativă, așa cum fac multe aplicații, dar în SharePoint avem opțiunea unei politici de păstrare care ne permite să păstrăm sau să ștergem automat anumite elemente, în funcție de caz.

Această politică poate fi aplicată la nivel global pentru tot conținutul SharePoint sau numai pentru site-urile selectate. Când implementăm această politică, va fi creată o bibliotecă de păstrare a păstrării, în care conținutul șters va fi găzduit pentru o anumită perioadă de timp, astfel încât să fie disponibil dacă trebuie să-l accesăm.

Opțiuni de securitateExistă câteva opțiuni de securitate pe care trebuie să le luăm în considerare atunci când se utilizează această metodă:

• Toate copiile vor fi stocate în aceeași locație fizică.

• Acestea sunt dependente de serviciile Microsoft.

• Acestea vor fi vizibile numai pentru administratorii de colecții de site-uri SharePoint.

• Trebuie să avem un abonament activ la SharePoint Online.

Arhitectura de backup și procesele de recuperare integrate în SharePoint atașează copii de rezervă și recuperare de la ferme de servere, copii de rezervă și recuperare dintr-o bază de date de conținut nea atașat.

Avantaje de rezervăLa nivel de business există diverse medii în care backupul este mai mult decât esențial pentru procesele de continuitate, unele dintre acestea sunt:

• Recuperarea conținutului șters accidental care nu este protejat de coșul de gunoi sau de controlul versiunilor.

• Recuperarea după o eroare hardware sau software neașteptată.

• Mișcarea datelor între facilități sau a unei actualizări hardware sau software.

Acum vom analiza câteva metode pentru a crea o copie de rezervă SharePoint Online. Amintiți-vă că SharePoint Online a fost creat în scopul stocării, organizării și partajării informațiilor folosind toate tipurile de dispozitive utilizând un browser web, cum ar fi Safari, Microsoft Edge, Internet Explorer, Chrome sau Firefox, într-un mod cuprinzător.

Acum, există funcții și beneficii nesfârșite în utilizarea SharePoint Online, ceea ce face ca backupul să fie o necesitate.

Caracteristici și Beneficii

• Putem genera informații și conecta utilizatorii prin intranet și portaluri de unde va fi posibil să partajăm resurse și aplicații.

• Va fi posibil să folosiți partajarea datelor și colaborarea cu mai mulți utilizatori.

• Are informații integrate pentru rezultate mai specifice.

• Avem până la 25 TB spațiu de stocare a fișierelor per colecție de site-uri sau grup.

• Va fi posibilă organizarea și gestionarea conținutului prin biblioteci și liste cu metadate, gestionarea înregistrărilor și politici de păstrare.

• Vă permite să partajați fișiere și conținut în siguranță cu persoane din interiorul și din afara organizației.

• Avem acces la intranet, site-uri de echipă și conținut utilizând aplicația mobilă SharePoint pentru Android, iOS și aplicațiile mobile OneDrive pentru Android, iOS și Windows.

• Automatizați procesele de afaceri folosind alerte și fluxuri de lucru.

Amintiți-vă că, pe lângă versiunea online, există posibilitatea de a descărca SharePoint pe telefonul dvs. mobil, astfel încât să vă puteți bucura de toate beneficiile sale direct de pe telefonul dvs. inteligent. În următorul videoclip puteți vedea cum să descărcați aplicația și să începeți să o utilizați.

1. Cum se creează backup utilizând aplicații terțe SharePoint

Aceasta este una dintre cele mai utilizate opțiuni pentru a crea backup-uri SharePoint Online, aceasta deoarece nu va fi posibilă efectuarea procesului în mod nativ.

În rețea găsim mai multe aplicații, toate cu perioade de probă cuprinse între 15 și 30 de zile, dar sunt capabile să creeze copii de siguranță complete sau incrementale atât ale cutiilor poștale, cât și ale folderelor publice ale Office 365, precum și ale SharePoint Online și OneDrive pentru Site-uri de afaceri.

CaracteristiciÎn majoritatea acestor aplicații găsim caracteristici precum:

• Backup al cutiilor poștale Office 365.

• Copiere de rezervă SharePoint Online și OneDrive for Business.

• Backup de dosare publice Office 365.

• Backup-ul datelor echipamentelor.

• Migrarea datelor din SharePoint Online și OneDrive for Business.

• Copie de rezervă incrementală.

• Securitatea datelor cutiei poștale și a folderelor publice.

• Backup în cloud și stocare VM (mașini virtuale)

• Faceți backup la cerere sau programați backup-uri automate

• Management centralizat.

• Recuperare granulară și multe alte caracteristici.

Depinde de noi să o selectăm pe cea care se potrivește cel mai bine nevoilor actuale de recuperare.

2. Creați o copie de rezervă online SharePoint utilizând Microsoft Contact Center

Aceasta este o metodă prin care putem contacta asistența Microsoft pentru a ne oferi opțiunea de a restabili colecția de site-uri unde sunt găzduite bibliotecile afectate, trebuie să avem în vedere că Microsoft execută o copie de rezervă (nu frecventă) a site-urilor SharePoint și când cereți-le această copie pentru a restabili informațiile, cel mai probabil lipsesc datele deoarece, spre deosebire de noi, pot face această copie în fiecare lună sau la fiecare 15 zile.

Dacă dorim să contactăm asistența Microsoft, o putem face de pe următorul link:

MARI

Acolo facem clic pe butonul Ajutor și apoi pe opțiunea Obțineți asistență tehnică.

Aspecte de luat în considerareCâteva aspecte de reținut cu această metodă de contactare a Microsoft:

• Microsoft acceptă imagini la fiecare 12 ore și fiecare dintre aceste imagini va fi disponibilă timp de 14 zile.

• Este posibilă doar restaurarea completă a colecției de site-uri.

• Restaurarea utilizează aceeași adresă URL, adică imaginea colecției de site-uri care va fi activată, ceea ce indică faptul că toate datele găzduite în prezent în adresa URL vor fi pierdute.

• Vom putea restaura doar întregul site al colecției Site.

3. Cum se migrează manual elementele SharePoint

Această metodă poate dura mult timp și, prin urmare, poate deveni monotonă, deoarece implică migrarea manuală a site-urilor și bibliotecilor SharePoint Online. Această tehnică este cunoscută sub numele de Offboarding, adică este capacitatea de a muta datele Office 365 pe căi de fișiere partajate sau pe un computer local.

Cum se arhivează conținutul bibliotecii de documente SharePoint OnlineBibliotecile de documente SharePoint Online conțin de obicei diferite tipuri de fișiere, iar SharePoint păstrează informații despre fiecare fișier stocat de SharePoint, dar o mare parte din aceste informații nu sunt păstrate atunci când fișierele sunt descărcate, informații care nu sunt incluse atunci când un fișier este descărcat:

• Informații despre fluxul de lucru

• Informații despre versiune

• Șabloane

• Permisiuni de acces la fișiere

• Proprietatile documentului

Pasul 1
Pentru a utiliza această metodă, mergem la SharePoint Online și acolo accesăm biblioteca unde se află informațiile de copiat:

MARI

Pasul 2
Facem clic pe opțiunea Vizualizare și partajare fișiere și în fereastra următoare selectăm fișierele de mutat sau copiat și facem clic pe butonul Copiere în situat în partea de sus:

MARI

Pasul 3
Următoarele vor fi afișate. Acolo putem face clic pe linia Alte site-uri și apoi selectăm un folder de pe computerul local.

4. Cum se arhivează listele SharePoint Online

Pentru a arhiva conținutul bibliotecii de documente SharePoint Online, va fi necesar să stabilim o conexiune la site-urile SharePoint Online ale companiei noastre, iar utilizatorul care arhivează conținutul listei SharePoint trebuie să aibă instalat Excel din versiunea 2010 din mers. înainte.

Liste SharePointUrmătoarele tipuri de liste SharePoint Online pot fi legate de Outlook:

• Calendar

• Contacte (editați)

• Teme pentru acasă

• Biblioteci de documente

• Discuţie

Pasul 1
Pentru a realiza această metodă, accesăm listele SharePoint și în partea de sus vom vedea butonul Export în Excel:

MARI

Pasul 2
Făcând clic acolo trebuie să definim calea și numele de atribuit fișierului Excel. Aceasta va crea o copie de rezervă manuală a listelor SharePoint Online.

MARI

5. Cum se restaurează colecțiile de site-uri, subsiturile și bibliotecile din Coșul de reciclare SharePoint

Este normal ca, dintr-un anumit motiv, să eliminăm obiecte precum site-uri, liste etc., acestea să rămână în coșul de gunoi pentru o perioadă de 30 de zile de la data la care au fost eliminate, astfel încât atunci când se încheie acordul de nivel de serviciu (SLA) de 30 de zile, datele din Coșul de reciclare vor fi șterse fără opțiuni de restaurare manuală.

Pentru a restaura un obiect SharePoint prin această metodă, vom merge la secțiunea Coș de gunoi și acolo selectăm fișierele de recuperat și facem clic pe opțiunea Restore:

MARI

NotăPentru articolele individuale, timpul maxim de recuperare va fi de 90 de zile și avem încă 14 zile după ștergerea Coșului de reciclare pentru a putea trimite un bilet de serviciu către Microsoft pentru a restabili datele șterse, dar aceste date trebuie să provină dintr-una din copiile de rezervă Microsoft funcționează de două ori pe zi pentru SharePoint.

Astfel, opțiunile generale pentru a crea o copie de rezervă sau a restaura elemente SharePoint sunt variate, așa că trebuie să analizăm ce fișiere sau atribute ar trebui să fie copiate pentru a lua măsurile necesare.